Functioneel beheerder Zaakgericht werken

HBO
Geplaatst 5 dagen geleden

Ben jij op zoek naar een échte uitdaging en weet jij mensen te inspireren op het gebied van informatievoorziening? Dan zoeken we jou!

De stad

Sittard-Geleen ligt in het smalste deel van Nederland, grenzend aan België en Duitsland: de Euregio Maas-Rijn. Met onze ruim 92.500 inwoners is het de centrumgemeente van de regio en de derde gemeente van de provincie Limburg. Samen met Maastricht, Heerlen en de andere Zuid-Limburgse gemeenten hebben wij de ambitie om één van de aantrekkelijkste regio’s te worden in Europa.

De gemeente ligt in de prachtige Maasvallei met een vloeiende overgang naar het heuvelland. Als aantrekkelijke vestigingsplaats voor bedrijven, onderwijs- en onderzoeksorganisaties komen mensen uit alle windstreken naar Sittard-Geleen. Onderscheidend zijn: automotive (VDL NedCar), logistiek (Barge Terminal), zorg (Zuyderland), chemische industrie (Sabic, OCI), MKB en, niet in de laatste plaats, de Brightlands Chemelot Campus waar innovatie centraal staat. Sittard-Geleen ligt op een knooppunt van infrastructuur met de grootste binnenhaven van Nederland, internationale snelwegen en de directe nabijheid van een vliegveld. Er is een ruim onderwijsaanbod van vmbo-scholen tot universitaire opleidingen die nauw samenwerken met het bedrijfsleven. 

Het is prettig wonen, werken en leven in Sittard-Geleen.

De organisatie

Onze organisatie is in beweging. We zijn op koers naar een flexibele, wendbare en slagvaardige organisatie gericht op haar omgeving. Een organisatie die zich er van bewust is dat een veranderende samenleving vraagt om een veranderende overheid. Hier hoort bij dat we ruimte geven aan ondernemerschap van onze medewerkers en initiatieven van inwoners en partners waarderen. Verantwoordelijkheid wordt niet alleen gevoeld maar ook genomen. Zelfs als het even tegenzit. 

Onze organisatie bestaat op dit moment uit twee lagen: 5 directeuren, een concerncontroller en daaronder 24 teammanagers. 

Er werken zo’n 945 medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie.

Zaakgericht werken

Er is steeds meer informatie in de wereld, onze vraagstukken worden steeds complexer. Om in deze context ons niveau van dienstverlening op peil te houden en te blijven verbeteren, werken we steeds meer digitaal en zaakgericht.

Wat is zaakgericht werken?

We willen ons niet beperken tot ervaringsdeskundigen met zaakgericht werken. Heb je ervaring in een andere informatie verwerkende omgeving opgedaan, met het implementeren en onderhouden van digitale dossiervorming, het in- en extern ontsluiten van statussen en documenten, dan zijn we ook geïnteresseerd in jou.  Vandaar dat we de term zaakgericht werken toelichten.

Zaakgericht werken kun je zien als een abstractie van procesgericht werken, een laag ‘boven’ het proces. Een proces bevat alle stapjes die plaatsvinden tussen A en B. Een zaak bevat alleen de relevante informatie die je wilt opslaan, bijvoorbeeld

  • De informatie moet worden gedeeld met de klant of een interne afdeling.
  • Je wilt de voortgang van een zaak bewaken en delen met alle belanghebbenden.
  • De informatie is nodig of zelfs noodzakelijk om het proces en het resultaat achteraf te verantwoorden.

Zaakgericht werken zorgt ervoor dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Door al die informatie in het zaakdossier op het juiste moment snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de betrokken partijen, kan de zaak sneller worden afgehandeld.

Een zaak kan een behandeling van een verhuizing, uitkeringsaanvraag of vergunningaanvraag zijn, een milieucontrole van een chemisch bedrijf of een complexe bezwaarprocedure. Zaken waarbij vaak meerdere instanties en/of afdelingen betrokken zijn.

Meer dan alleen het zaaksysteem.

We implementeren gefaseerd een nieuw zaaksysteem. Voor het beheer, de verdere uitrol en doorontwikkeling is uitbreiding van functioneel beheer nodig.  Je bent lid van een ontwikkelteam op het gebied van informatievoorziening, en helpt samen met de andere betrokkenen om onze organisatie een stap verder te brengen in het digitaal en zaakgericht werken. Naast het zaaksysteem zelf, zijn de bijbehorende koppelingen en inrichting van belang én de manier waarop onze medewerkers deze gebruiken. De uitdaging houdt dan ook niet op bij een technische inrichting van het systeem. Het meenemen van onze medewerkers in het optimaliseren van het zaakgericht werken vormt een onlosmakelijk onderdeel van de implementatie, en een kritische succesfactor.

Bij de start van een zaak heb je te maken met het Klant Contact Centrum (KCC) waar verzoeken via alle media binnenkomen: e-formulieren, post, telefoon, socialmedia. De afhandelingen van zaken gebeurt veelal bij specifieke teams in een specifieke applicatie. Nadat zaken zijn afgewikkeld worden ze digitaal gearchiveerd. Het zaaksysteem is het geweten en de ruggengraat van de organisatie. Het heeft veel koppelingen met basisregistraties (bv BRP, NHR, BAG), inkomend berichten verkeer (bv TriplEforms, Kofax), taak specifieke applicaties (bv ProWeb, Suite4Sociaal Domein, Squit20/20, CityPermit, Octopus), uitgaande berichten verkeer (bv MijnOverheid-Berichtenbox en lopende zaken, e-mail, post).

De functie

Je overziet de hele keten en adviseert over de beste oplossingen, je bent in staat om niet alleen te redeneren vanuit de applicatie(s), maar overziet alle stappen in het proces van de vakafdelingen. Vervolgens ben je in staat de oplossing te implementeren en zorgt dat goed wordt getest met afnemers.

Je organiseert sessies met verschillende gebruikersgroepen, haalt wensen en behoeften van de gebruikers op en vertaalt die in mogelijkheden binnen het systeem en in de aansluiting met andere systemen. Daarnaast adviseer, ondersteun en beantwoord je vragen van gebruikers. 

Vanuit je expertise draag je bij aan het beheer en de deelprojecten bij de implementatie van het zaakgericht werken. Daarnaast werk je mee aan projecten om verdere digitalisering te bevorderen. 

Je werkt samen met leveranciers en technisch specialisten en je communiceert (actief) met individuele gebruikers en gebruikersgroepen bij storingen en ontwikkelingen. 

Niet alleen technologieën veranderen, ook het eigen werkveld is aan veranderingen onderhevig. Je kunt het ‘oude’ vertrouwde loslaten en staat open voor continue doorontwikkeling.

Het team en de unit Data

Het team Informatiemanagement en ICT (IM & ICT) bij de gemeente Sittard-Geleen neemt de volledige zorg op het gebied van: ICT, GEO-Informatie, Informatiemanagement, Privacy en Security en Onderzoek en Statistiek uit handen.

 De unit Data is verantwoordelijk voor data analyse, data engineering, rapid application development (RAD), integratie, geo, onderzoek en statistiek. De unit Data is een jonge, multidisciplinaire unit die bestaat sinds medio 2020 en sindsdien gegroeid is in medewerkers en verantwoordelijkheden. Het is een hecht team met volop doorgroeimogelijkheden.

Gemeenten beschikken over een schat aan informatie. De gemeente Sittard-Geleen wil hier meer gebruik van gaan maken, omdat we ons realiseren dat het slim omgaan met data bijdraagt aan het realiseren van publieke meerwaarde. De unit Data bestaat op dit moment uit 10 medewerkers. Gezien de ambities van de gemeente breiden we de discipline uit. 

De Unit bestaat nu een jaar en bestaat uit enthousiaste medewerkers van verschillende leeftijdsgroepen. We willen de datadiscipline op een moderne manier laten werken die aansluit bij het agile gedachtegoed. Dit gaan we in 2021 gezamenlijk vormgeven. Er bestaat dus volop ruimte om hieraan actief bij te dragen. Ook is de verwachting dat hier de komende jaren met enige regelmaat nog enige verandering in wordt aangebracht.

Wie ben je en wat breng je mee? 

We vragen iemand met een passie voor processen en voor informatievoorziening. Daarnaast beschik je minimaal over een afgeronde Informatiemanagement opleiding (HBO niveau) en heb je naast hardware en software ook oog voor “humanware”. Je hebt gegevensbeheer en datakwaliteit hoog in het vaandel staan en je ziet toe op correct gebruik van informatievoorzieningen en systemen. 

Naast het identificeren, concretiseren en vertalen van behoeften ben je ook in staat om actief bij te dragen aan de ontwikkeling en implementatie van (nieuwe) oplossingen. 

Ten slotte ben je een toegankelijke gesprekspartner en ben je je er van bewust dat je in deze functie een schakel bent binnen een groter geheel: je werkt goed samen met andere schakels (o.a. team KCC en burgerzaken).

Wij bieden 

Een werkomgeving waarin medewerkers elkaar waarderen en denken in oplossingen vanzelfsprekend is. Een dynamische omgeving waarin collega’s aan integrale opdrachten werken, eigen verantwoordelijkheid nemen en open staan voor verandering.

Als je bij de gemeente Sittard-Geleen werkt, heb je goede arbeidsvoorwaarden. Flexibele werktijden maken een goede balans tussen werk en privé mogelijk. Gemeente Sittard-Geleen investeert in haar medewerkers door het aanbieden van opleidingen.

Afhankelijk van opleiding en ervaring kun je als Functioneel beheerder Zaakgericht werken maximaal € 4.048,- bruto per maand verdienen (salarisschaal 9) bij een volledige werkweek van 36 uur. Bovenop je salaris bouw je elke maand 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) op. Als medewerker bepaal je zelf wanneer je dit laat uitbetalen. 

Deze vacature betreft in eerste instantie een tijdelijke functie tot 31 december 2022 op basis van 36 uur per week. Gezien de ontwikkelingen op het vlak van digitalisering verwachten we dat deze functie te zijner tijd structureel wordt. Op dit moment kunnen we die garantie echter nog niet geven.

Contact

Ben jij enthousiast over deze functie? Solliciteer dan vóór 6 september 2021 via de button “solliciteren” en laat ons weten waarom jij de juiste persoon bent die wij zoeken.

Een assessment kan onderdeel van de sollicitatieprocedure uitmaken.

Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Philippe Faut, Unitcoördinator Data, tel 06-34 17 16 82, e-mail philippe.faut@sittard-geleen.nl

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Dan Geelen, HR adviseur, tel 06 188 762 21, e-mail dan.geelen@sittard-geleen.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vacature kenmerken

CategorieBusiness, Gemeente, ICT