Coördinator Bureau Onderwijs

HBO
Geplaatst 2 weken geleden.

De Locatiedienst Heerlen is een onderdeel van het Facilitair Bedrijf van Hogeschool Zuyd.  De locatiediensten van het Facilitair Bedrijf verlenen, onder aansturing van een locatiemanager, directe service aan alle gebruikers van gebouwen en terreinen en zijn daarmee dynamisch en klantgericht.

Binnen de Locatiedienst Heerlen zoeken wij per direct een:

Coördinator Bureau Onderwijs, 1 fte

(Medewerker Onderwijsadministratie A)

In de strategie van Zuyd staat de succesvolle ontwikkeling van de student tot professional centraal. Binnen Bureau Onderwijs wordt daar een bijdrage aan geleverd door het onderwijs optimaal te ondersteunen bij de organisatie van de onderwijslogistiek (roosters maken), toetsing en verwerking van studie- en studentgegevens. Elke locatie van Zuyd hogeschool heeft een Bureau Onderwijs. Het team van de locatie Heerlen bestaat uit ongeveer 20 medewerkers.

Bureau Onderwijs bestaat uit 3 onderdelen. Binnen het team van studievoortgang zorgen de medewerkers voor de invoer van onderwijs- en examenprogramma’s in het studentprogramma Osiris. Een ander belangrijk onderdeel van Bureau Onderwijs is de roostering. Het team van roosteraars is (in samenwerking met de academies) verantwoordelijk voor het maken en publiceren van les- en tentamenroosters in het roostersyteem Xedule. Ook de organisatie van de toetsen (o.a. organiseren surveillanten, faciliteren van toets afname, het organiseren van voorzieningen voor studenten met een functiebeperking) en de toetsplanning behoren tot het dienstverleningspakket van Bureau Onderwijs.

Als Coördinator Bureau Onderwijs ben je primair verantwoordelijk voor het toezien op de kwaliteit van dienstverlening. Je weet en doet, samen met het team, wat er nodig is voor het organiseren van een optimale (administratieve) ondersteuning aan het onderwijs. Daarnaast zie je toe op correcte uitvoering van het beleid binnen elk organisatieonderdeel en ondersteun je het management bij het maken van beleid. Dit doe je door het tijdig aanleveren van (management)informatie, het bewaken van de uitvoering van processen en procedures en door het meewerken aan projecten.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Je bent op de hoogte van de onderwijslogistieke processen en afspraken die gelden binnen Zuyd en je ziet toe op de correcte en tijdige uitvoering van de processen binnen de organisatieonderdelen van Bureau Onderwijs;
  • Je regelt en coördineert de dagdagelijkse werkzaamheden op het kantoor van Bureau Onderwijs, je maakt de personeels- en verlofplanning, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en deelt indien nodig specifieke taken toe aan de medewerkers;
  • Je bent zichtbaar aanwezig op de afdeling, je bent aanspreekbaar voor je collega’s en je ondersteunt de locatiemanager bij de ontwikkeling van de medewerkers en het team o.a. door aanwezig te zijn bij functioneringsgesprekken;
  • Je komt proactief met verbetervoorstellen en/of aanbevelingen voor uniforme procedures en werkwijzen binnen het werkgebied van BO (studievolg, toetsing en roostering)
  • Je signaleert knelpunten en anticipeert hierop door tijdige escalatie bij de juiste partij(en);
  • Je fungeert als eerste aanspreekpunt van Bureau Onderwijs voor complexe operationele vraagstukken, zowel voor medewerkers, als voor diensten en academies;
  • Je zorgt voor algemene instructie en begeleiding van nieuwe medewerkers;
  • Je informeert medewerkers van BO over relevante werkinhoudelijke ontwikkelingen en over wet- en regelgeving met betrekking tot de verschillende organisatieonderdelen;
  • Je ondersteunt en adviseert het management bij bepaling en uitvoering van beleid en strategie van BO door het aanleveren van (management)informatie en door het ondersteunen bij projecten;
  • Je voert regelmatig gesprekken met andere dienstonderdelen en academies ter evaluatie van de dienstverlening. Je inventariseert en analyseert wensen, behoeften en problemen van academies met betrekking tot de onderwijslogistiek en draagt oplossingen daar voor aan en implementeert deze;

Wij verwachten dat je:

  • beschikt over een HBO werk en denkniveau en relevante werkervaring;
  • kennis hebt van bedrijfsvoering en van organisatorische en functionele verhoudingen in en rondom de ondersteunende diensten, bij voorkeur in het onderwijs;
  • aantoonbare ervaring hebt in het stimuleren, motiveren en coachen van medewerkers;
  • vaardig bent in het afstemmen werkprocessen en in staat bent om het werk te structureren en te coördineren, prioriteit aan te brengen en goed kan plannen;
  • vaardig bent in het vertalen van bevindingen naar verbetervoorstellen en in staat bent om regelingen en procedures in concept op te stellen;
  • inzicht hebt in organisatorische, sociale en financiële consequenties van veranderingen;
  • beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
  • een klantgerichte instelling hebt;
  • goed kan samenwerken;
  • een hands-on mentaliteit bezit en initiatiefrijk bent

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een functie voor 1,0 fte voor de duur van 1 jaar bij stichting Zuyd Hogeschool. Bij goed functioneren en gelijkblijvende bedrijfsomstandigheden kan dit dienstverband verlengd worden. Wij bieden een salarisschaal 9 CAO−HBO (maximum € 3.920,50 bruto per maand bij een fulltime aanstelling). Bij interne kandidaten wordt de huidige duur van het dienstverband gerespecteerd. Aanstelling vindt plaats in de formele functie van medewerker onderwijsadministratie A.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Interesse?
Neem voor nadere informatie over de functie contact op met Esther Lemmens, locatiemanager Heerlen, telefoon 0634481933, email: esther.lemmens@zuyd.nl.


Solliciteren

Je kunt vóór 6 december 2021 solliciteren door het insturen van een motivatiebrief en CV op de website www.werkenbijzuyd.nl

Vacature eigenschappen

Vacature categorieManagement, Onderwijs