Bestuurssecretaresse

HBO
Geplaatst 3 weken geleden.

Zuyd Hogeschool is een ambitieuze hogeschool in het hart van Europa met drie kernactiviteiten: onderwijs voor studenten, onderzoek voor bedrijven en instellingen, en trainingen en opleidingen voor professionals. Sinds jaar en dag staan diverse opleidingen van Zuyd in de top van de keuzegidsen. Dit komt onder andere door de persoonlijke aandacht voor onze studenten en onze relatieve kleinschaligheid. Bovendien werken wij over de grenzen van vakgebieden heen intensief samen met bedrijven, (kennis)instellingen en overheden. Dit, omdat wij ervan overtuigd zijn dat het in de 21e eeuw niet alleen om kennis gaat, maar ook om het vermogen die kennis in praktijk toe te passen.
Met 14.000 studenten, 50 bachelor-, master- en Associate degree-opleidingen, 12 vestigingen in 3 steden, 28 lectoraten, gemiddeld 7.000 stages en 2.500 afstudeerprojecten per jaar, én met een voorgeschiedenis die ruim 100 jaar terug gaat, is Zuyd sterk verankerd in Limburg en de Euregio Maas-Rijn. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan de economische en maatschappelijke ontwikkelagenda van deze regio.

Binnen de Bestuursdiensten zoeken wij wegens een interne herschikking voor de invulling van een structurele vacature met onmiddellijke ingang een:

BESTUURSSECRETARESSE

(0,8 fte)

ter ondersteuning van de Portefeuillehouder College van Bestuur Bedrijfsvoering

De Bestuursdiensten zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning en facilitering van het College van Bestuur en coördineren het besluitvormingsproces en de procesondersteuning daarvan binnen Zuyd. Daarnaast vult de dienst onder leiding van de Bestuurssecretaris/directeur de ambtelijke ondersteuning van de Raad van Toezicht in. De Bestuursdiensten bestaan uit het Bestuurssecretariaat en Juridische Zaken. Daarnaast zijn taken op het gebied van de bescherming persoonsgegevens/privacywetgeving, rechtsbescherming en compliance, zoals het Loket Rechtsbescherming, de Ombudsvoorziening en de Vertrouwenspersoon Ongewenst Gedrag en de Commissie Compliance, ondergebracht bij de Bestuursdiensten. Bureau Academieraden van de Bestuursdiensten geeft vorm aan de ondersteuning van de decentrale medezeggenschap van Zuyd.

Het Bestuurssecretariaat bestaat uit vier bestuurssecretaresses en geeft in teamverband vorm aan de ondersteuning van de leden van het College van Bestuur en de Bestuurssecretaris / directeur Bestuursdiensten.
De vacante functie is in het bijzonder gericht op de ondersteuning van de portefeuillehouder Bedrijfsvoering in het College van Bestuur. Deze wordt in samenwerking met een van de collega’s van het Bestuurssecretariaat ingevuld. Daarnaast ben je samen met de collega’s verantwoordelijk voor een aantal generieke aandachtsgebieden binnen het Bestuurssecretariaat en de dienst.
Je werkzaamheden staan in het teken van agendabeheer en planning, het afhandelen van mail en overige correspondentie en (digitaal) archiefbeheer. Je werkt met een grote mate van zelfstandigheid en bent alert op verbetermogelijkheden. In afstemming met de portefeuillehouder worden actiepunten uitgezet en wordt de voortgang bewaakt. In overleg met de directeur en directe collega’s vindt secretariaatsbreed werkverdeling plaats. Je bent de aangewezen schakel om zorg te dragen voor een perfecte logistieke planning en de correcte afhandeling van de daaruit voortvloeiende follow-up, zowel met betrekking tot de in- als de externe contacten van het bestuur. Je begrijpt dat turbulentie en vele ballen tegelijk in de lucht houden, proactief handelen, snel schakelen en het aanbrengen van prioriteiten kenmerk zijn van de omgeving waarin je werkt en je gaat daar adequaat, flexibel, klantgericht en professioneel mee om. Daarbij zijn discretie en vertrouwelijkheid een must.

Tot je werkzaamheden behoren:

  • het beheren van de agenda en alle daaruit voortvloeiende complexe planningsactiviteiten, zoals bijeenkomsten en vergaderingen binnen en buiten de hogeschool;
  • afwikkeling van (juridische) correspondentie, schriftelijk en mondeling communiceren, inclusief het redigeren van teksten;
  • sturen van informatiestromen op basis van urgentie en relevantie en uitzetten van actiepunten en voortgangsbewaking tot en met (het toezien op) de correcte afhandeling en verwerking van inkomende en uitgaande (digitale) post en facturen;
  • verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak, in- en extern;
  • onderhouden van de persoonlijke dossiers;
  • secretariaat (voorbereiding, organisatie en verslaglegging) van (complexe) overleggen en bijeenkomsten;
  • virtuele ondersteuning;
  • verantwoordelijk voor enkele generieke structurele en incidentele dienstbrede aandachtsgebieden binnen het Bestuurssecretariaat, waaronder de secretariële ondersteuning van het overleg van de dienstendirecteuren en de Auditcommissie van de Raad van Toezicht;
  • het in samenwerking met een van de collega’s mede-invullen van het duosecretariaat van de portefeuillehouder Onderwijs en Onderzoek en het soepel overnemen van taken van de andere bestuurssecretaresses, wanneer dat door prioritering of werkaanbod aan de orde is.

Wij verwachten dat je:

  • beschikt over een relevante opleiding en HBO werk- en denkniveau en deze proactief en professioneel inzet bij het invullen van de werkzaamheden en de inhoudelijke doorontwikkeling daarvan;
  • beschikt over ruime relevante werkervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke context en daarbij behorende bestuurlijke sensitiviteit;
  • zeer accuraat, representatief, flexibel, stressbestendig en tactvol bent en over prima organiserend vermogen en groot aanpassingsvermogen beschikt;
  • goede communicatieve en sociale vaardigheden en verbindend vermogen hebt;
  • goed om kunt gaan met ad-hoc situaties en daarmee uitstekend bestand bent tegen wisseling in opdrachten en prioriteiten ten gevolge van de sterk dynamische omgeving waarbinnen Zuyd en het College van Bestuur opereert;
  • beschikt over alle secretariële vaardigheden en attitudes, die nodig en wenselijk zijn voor het goed en zelfstandig uitoefenen van de functie;
  • een prettige persoonlijkheid bent, die op basis van een open en constructieve samenwerking goed in teamverband opereert, met oog voor het resultaat van het team als geheel;
  • doortastend bent, met gevoel voor verhoudingen en proactief meedenkt en handelt, met oog voor het bredere kader waarbinnen het Bestuurssecretariaat in- en extern opereert;
  • correct en effectief communiceert, organiseert, terugkoppelt en de vinger aan de pols houdt om een geolied werkend Bestuurssecretariaat te bevorderen en te behouden;
  • de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend beheerst, beheersing van het Engels en/of Duits is een plus;
  • integer bent en goed weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Arbeidsvoorwaarden:
De aangeboden vacature kent een omvang van 0,8 fte en de inzet wordt in beginsel over vier werkdagen verdeeld: maandag, dinsdag, woensdag en donderdag. In aanvulling hierop is flexibele inzetbaarheid een must.
Het salaris is afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. De functie is ingeschaald op schaal 7 CAO-HBO en kent als maximum maximum € 3.077,54 bruto per maand bij een fulltime aanstelling van 36 uur per week exclusief vakantietoeslag en exclusief een structurele eindejaarsuitkering.
Wij bieden een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van een jaar en bij volledig en volwaardig functioneren bieden we uitzicht op een benoeming voor onbepaalde tijd.

Heb je interesse?
Dan kun je voor nadere informatie contact opnemen met Wiel Debets, HR-adviseur: 045-4006194 (of via e-mail wiel.debets@zuyd.nl).

Sollicitatie:
Je kunt vóór 12 november 2021 solliciteren door het invullen van je persoonlijke gegevens en het uploaden van je motivatiebrief en CV op de website www.werkenbijzuyd.nl.

De sollicitatiegesprekken worden gepland op dinsdagmiddag 16 november 2021.

Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, worden niet verwerkt.

Vacature eigenschappen

Vacature categorieAdministratief, Management